RGPD et LianaMailer
Le RGPD (Règlement sur la protection des données) est entré en vigueur en mai 2018 pour tous les membres de l'Union Européenne. La régulation a pour but d'harmoniser les pratiques de protection des données, et d'améliorer la vie privée des citoyens de l'UE.
La régulation concerne toutes les organisations qui collectent, stockent et traitent des données personnelles, quelles soient des sociétées cotées en bourse, des fondations, des association ou des entreprises administratives.
Au regard du RGPD, il est donc important pour vous de savoir quelles données personnelles vous stockez dans LianaMailer, et comment les données se sont retrouvées en votre possession.
Pour obtenir les fonctionnalités RGPD sur votre compte, prenez contact avec notre équipe.
Regardez notre vidéo sur la façon de définir et d'ajouter des consentements et des motifs de communication ici.
Définissez vos motifs de communication
La première étape dans la consultation de vos registres consiste à définir les motifs de votre envoi. Il s'agit des consentements des personnes ou d'autres motifs légitimes de stockage de données à caractère personnel.
Vous pouvez stocker vos propres consentements dans LianaMailer dans la rubrique Paramètres > Motifs de communication. Vous y trouverez également les motifs légitimes pour lesquels l'emploi a déjà été défini par défaut.
Consentements
Cliquez sur l'icône "plus" pour ajouter un nouveau consentement. Donnez-lui un nom et rédigez une description détaillée de son contenu, afin que toute votre équipe sache de quoi il s'agit. Vous pouvez ensuite configurer vos traductions dans l'onglet Langue du consentement - c'est ce que vos abonnés voient lorsqu'ils veulent consulter ou modifier leurs propres informations sur la page d'abonnement. L'abonné peut également y voir les raisons pour lesquelles il figure sur votre liste.
Ajouter un nouveau motif de communication
Après avoir défini vos différents motifs de communication et créé vos consentements, vous pouvez les ajouter à vos listes et à vos abonnés. Les motifs de communication peuvent être ajoutés à des listes entières, à des abonnés individuels ou à de nouveaux contacts ou listes lors de leur importation dans le système.
Ajout de motifs de communication à une liste entière
Lorsque vous souhaitez ajouter des motifs pour une liste entière, choisissez une liste dans l'onglet Listes en double-cliquant sur le nom de la liste. Choisissez l'onglet Motifs de communication à partir de la page qui s'ouvre.
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Les motifs de communication choisis seront ajoutés à tous les destinataires de la liste. Les parties grises signifient que vous n'avez pas de localisation pour les motifs de communication, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas être appliqués. |
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Langue du consentement des motifs que vous souhaitez ajouter pour les membres de la liste actuelle. Les langue du consentement sont des traductions que vous avez ajouté pour les motifs de communication. |
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Les motifs de communication choisis seront supprimés des destinataires figurant sur la liste. Les parties grises signifient que vous n'avez pas de localisation pour les motifs d'envoi, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas être appliqués. |
| 4 | Langue du consentement des motifs que vous souhaitez supprimer pour les membres de la liste actuelle. Les langue du consentement sont des traductions que vous avez ajouté pour les motifs de communication |
| 5 | Motifs de communication récemment ajoutés et supprimés. |
Ajout de motifs de communication lors de l'importation d'une liste
Lorsque vous ajoutez des motifs de communication à des adresses que vous importez dans LianaMailer, vous pouvez choisir les motifs lors de l'importation.
LianaMailer combine automatiquement plusieurs entrées. Cela signifie que si vous venez d'ajouter un motif à une autre liste ou de télécharger une personne qui figure déjà sur une autre liste, le motif sera mis à jour dans ses données déjà existantes.
Ajout de motifs de communication pour un abonné individuel
Vous pouvez ajouter des motifs aux abonnés individuels dans leurs informations, dans l'onglet Motifs. Vous pouvez trouver les motifs de communication en double-cliquant sur l'adresse mail que vous souhaitez dans la page des abonnés. Choisissez Motifs de communication sur la page qui s'ouvre. Vous pouvez y voir tous les motifs de communication dont dispose votre abonné, et en ajouter de nouveaux. Les motifs peuvent également être supprimés des abonnés, si nécessaire. Si vous avez accidentellement ajouté le mauvais motif, ou si vous savez que pour une raison quelconque certains abonnés ne devraient pas avoir de motif spécifique, vous pouvez supprimer les motifs en cliquant sur une ligne individuelle et en cliquant sur l'icône Supprimer. Les motifs peuvent être supprimés pour des abonnés individuels ou des listes entières.
Rassembler les consentements des abonnés existants
Le lien de consentement est ajouté à une newsletter dans l'éditeur comme n'importe quel autre lien, en cliquant sur l'icône Ajouter un lien / modifier un lien. Vous trouverez l'onglet Consentements dans la fenêtre qui s'ouvre. Choisissez dans le menu le consentement que vous voulez que vos abonnés acceptent. Lorsqu'un destinataire clique sur le lien dans la newsletter, le consentement sera ajouté à ses informations d'abonné.
Par exemple, vous pouvez ajouter un bloc de contenu à votre newsletter mensuelle dans laquelle vous parlez du RGPD. Ajoutez le lien de consentement pour terminer dans votre texte.
Filtrer les destinataires en fonction des motifs de communication
La collecte de consentements dans le cadre de vos communications récurrentes est un moyen d'activer votre base de données d'abonnés actuelle. Cependant, LianaMailer permet de filtrer les destinataires en fonction des motifs de communication.
L'une des étapes de l'envoi est maintenant de savoir si vous voulez ou non filtrer vos destinataires. L'alternative "Obtenir des consentements" n'envoie le message qu'à ceux qui n'ont pas certains motifs de communication. C'est donc une bonne chose pour les campagnes opt-in visant à recueillir des consentements. Veillez à ce que la personne qui donne son consentement sache ce qu'elle accepte.
Si vous avez déjà configuré vos motifs de communication et que vous souhaitez vous conformer pleinement au RGPD, vous pouvez filtrer tous ceux qui ne correspondent pas aux motifs que vous avez sélectionnés. Dans ce cas, vous n'envoyez qu'aux abonnés qui ont le consentement ou les autres motifs légitimes que vous avez choisis.
Le droit d'être oublié et le droit de voir vos propres données
Après l'entrée en vigueur du RGPD, les personnes inscrites dans votre registre ont le droit d'être oubliées, ce qui signifie qu'elles peuvent vous demander de supprimer toutes les données qui les concernent. Un lien peut être ajouté à la page d'inscription/désinscription qui permet aux abonnés de la newsletter de demander l'accès aux données qui les concernent et de demander la suppression de ces données. Prenez contact avec notre équipe pour avoir plus d'informations, nous serons ravis de vous aider !
Les utilisateurs de LianaMailer peuvent télécharger et supprimer les données des abonnés à partir des boutons de l'onglet Abonnés.